Отражение в учете недостачи товаров в магазине, работающем по системе самообслуживания

Как правильно отразить в учете недостачу товаров в магазине, работающем по системе самообслуживания?

Ответ

Порядок выявления и списания потерь в связи с «забывчивостью» покупателей

Недостача товаров в магазинах (отделах, секциях) самообслуживания и торгующих с открытой выкладкой выявляется в ходе проведения инвентаризации. Субъектам хозяйствования при проведении инвентаризации следует руководствоваться порядком, установленным Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180.

Объекты, сроки и порядок проведения инвентаризаций в течение отчетного года устанавливаются руководителем организации. Проведение инвентаризации обязательно при выявлении фактов хищения и (или) порчи активов.

Результаты инвентаризации товаров в магазинах (отделах, секциях) самообслуживания и торгующих с открытой выкладкой оформляют сличительной ведомостью с отражением по каждому наименованию и артикулу товарно-материальных ценностей, выявляя тем самым отклонение фактических остатков от учтенных.

При определении нормы списания потерь товаров, реализуемых по методу самообслуживания и с открытой выкладкой, применяются рекомендуемые нормы (таблицы 2, 3 Методических рекомендаций № 113) или утвержденные самостоятельно собственником торговой организации нормы.

Рекомендуемые нормы списания потерь в связи с «забывчивостью» (покупатель забыл оплатить покупку) покупателей утверждены как для продовольственных, так и для непродовольственных магазинов (отделов, секций). При этом в продовольственных магазинах рекомендуемые нормы устанавливаются в зависимости от торговой площади и специализации магазина (секции, отдела), а в непродовольственных - в зависимости от специализации магазина и объема месячного фактического товарооборота (без стоимости реализованных крупногабаритных товаров), пересчитанного в минимальные заработные платы.

Необходимо отметить, что рекомендуемые нормы списания потерь товаров могут быть дифференцированы руководителем организации при доведении их до подведомственных структурных подразделений как в целом по группе товаров, внутригрупповому ассортименту, так и по сезонам - в зависимости от конкретных условий работы (вновь открываемый объект, местоположение, планировка зала, количество узлов расчета и т.д.) на основании проведенного экономического анализа фактических потерь товаров в связи с «забывчивостью» покупателей в магазинах (отделах, секциях) самообслуживания и торгующих с открытой выкладкой товаров за ряд прошлых лет.

В тех магазинах (отделах, секциях) самообслуживания и торгующих с открытой выкладкой товаров, в которых продается несколько групп товаров и при этом материальная ответственность за них не разделена, фактический размер потерь товаров рассчитывается исходя из удельного веса товарооборота каждой группы товаров и установленного размера потерь.

Если в магазине (отделе, секции) самообслуживания отдельные товары продаются через прилавок с предварительной оплатой или же покупатели не имеют к ним свободного доступа, списание потерь по обороту этих товаров не производится.

Бухгалтерский и налоговый учет выявленных потерь

Движение сумм по недостачам, хищениям и потерям от порчи материальных и иных ценностей, выявленным в процессе их заготовления, хранения и реализации, независимо от того, подлежат ли они отнесению на счета затрат на производство (расходов на реализацию) или виновных лиц, отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» согласно Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89 (с изменениями и дополнениями) (далее - Инструкция по применению Типового плана счетов).

По дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» учитываются:

по недостающим (похищенным) или полностью испорченным товарно-материальным ценностям - их фактическая себестоимость (в снабженческих, сбытовых, торговых организациях - стоимость по розничным ценам при ведении учета по этим ценам);

по частично испорченным материальным ценностям - сумма определившихся потерь.

По кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражаются суммы в размерах и величинах, принятых на учет по дебету указанного счета.

Потери товаров, реализуемых по методу самообслуживания и с открытой выкладкой, списываются за счет прибыли, остающейся в распоряжении торговой организации. При этом списание фактических потерь производится в пределах рекомендуемых или утвержденных собственником торговой организации норм только в случае, если сумма выявленной в результате инвентаризации недостачи товаров превышает сумму естественной убыли и нормируемых потерь от боя, лома и порчи товаров, которые списываются на издержки обращения по нормам, установленным приказом Минторга РБ от 02.04.1997 № 42 «О нормах товарных потерь, методике расчета и порядке отражения в учете».

Стоимость недостающих товаров в связи с «забывчивостью» покупателей подлежит списанию с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 92 «Внереализационные доходы и расходы», на котором отражается информация о результатах от операций, непосредственно не связанных с производственной деятельностью организации, а именно суммы недостач, потерь и порчи активов в соответствии с законодательством.

В соответствии с п.2 ст.2 Закона РБ от 22.12.1991 № 1330-XII «О налогах на доходы и прибыль» (с изменениями и дополнениями) (далее - Закон № 1330-XII) в состав расходов от внереализационных операций включаются суммы недостач, потерь и порчи активов, в т.ч. произошедших сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством, если виновники не установлены или суд отказал во взыскании с них.

Вместе с тем подп.7.11 п.7 ст.3 Закона № 1330-XII установлено, что при определении облагаемой налогом прибыли не учитываются потери (убытки) от недостачи имущества и (или) его порчи, произошедшие сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством, если судом отказано во взыскании данных сумм по причине ненадлежащего учета и хранения материальных ценностей, пропуска срока исковой давности или по другим, зависящим от истца причинам.

Таким образом, недостача товаров, которая является следствием «забывчивости» покупателей, не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль, поскольку доказать, что она произошла по не зависящим от организации причинам, практически невозможно.

В случае если сумма фактической недостачи превышает сумму товарных потерь, подлежащих списанию за счет средств организации согласно рекомендуемым (установленным) нормам, разница списывается за счет материально ответственных лиц.

При списании недостач за счет виновных лиц расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного в результате недостач и хищений товарно-материальных ценностей, учитываются на субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» в разрезе виновных лиц.

Разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и их стоимостью, отраженной на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов» (субсчет 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью недостающих ценностей»). По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница отражается по дебету счета 98 «Доходы будущих периодов» (субсчет 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью недостающих ценностей») в корреспонденции с кредитом счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».

На основании вышеизложенного в бухгалтерском учете недостача в связи с «забывчивостью» покупателей и ее списание отражаются записями:

Кроме того, согласно п.7 Методических рекомендаций по разработке учетной политики предприятия торговли и общественного питания, утвержденных приказом Минторга РБ от 27.01.1998 № 10, в магазинах, торгующих по методу самообслуживания, может образовываться фонд риска (для отнесения потерь на «забывчивость» покупателей и прочих затрат и потерь, возникших сверх предусмотренных норм естественной убыли при хранении и реализации товаров (уценка и др.)) за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов и обязательных платежей.

Фонд риска можно учитывать на счете 96 «Резервы предстоящих расходов», на котором в соответствии с Инструкцией по применению Типового плана счетов отражается движение сумм, резервируемых согласно учетной политике и (или) в порядке, установленном специальными нормативными правовыми актами, в целях равномерного включения предстоящих расходов в затраты и расходы организации.

Правильность образования и использования сумм по резерву периодически (а на конец года - обязательно) проверяется по данным смет, расчетов и т.п. и при необходимости корректируется методом «красное сторно» или дополнительной записью.

Если фактическая недостача товаров и потери сверх норм естественной убыли превышают созданный резерв, разница списывается за счет соответствующих материально ответственных лиц. Доначисление резерва и досписание за счет доначисленной суммы товарных потерь могут производиться только на основании решения учредителей (собственников) предприятия или руководителя предприятия (если он решением учредителей наделен соответствующими полномочиями) - в пределах суммы, оговоренной в решении учредителей.

Создание фонда риска в бухгалтерском учете организации отражается проводкой: дебет субсчета 92-2 «Внереализационные расходы» в корреспонденции с кредитом счета 96 «Фонд риска». Списание потерь товаров в связи с «забывчивостью» покупателей в пределах рекомендуемых (утвержденных руководителем) норм за счет образованного фонда отражается записью: дебет счета 96 «Фонд риска» в корреспонденции с кредитом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Налог на добавленную стоимость

В соответствии с подп.1.1.8 п.1 ст.2 Закона РБ от 19.12.1991 № 1319-XII «О налоге на добавленную стоимость» (с изменениями и дополнениями) (далее - Закон № 1319-XII) объектом налогообложения признается прочее выбытие товаров. Прочим выбытием товаров является любое их выбытие, за исключением продажи, обмена и безвозмездной передачи.

Согласно п.4 ст.6 Закона № 1319-XII при прочем выбытии приобретенных товаров налоговая база определяется исходя из цены их приобретения.

Пунктом 10 ст.12 Закона № 1319-XII установлено, что исчисление налога по товарам плательщики, осуществляющие розничную торговлю и деятельность по предоставлению услуг общественного питания, могут производить исходя из налоговой базы и доли суммы налога по товарам, имеющимся в отчетном налоговом периоде, в стоимости этих товаров (с учетом всех налогов, сборов и отчислений, взимаемых при реализации товаров), включая товары, освобожденные от налога.

Согласно ст.12 Закона № 1319-XII по товарам, включая импортные, реализуемым по свободным и регулируемым (фиксированным) розничным ценам плательщиками, осуществляющими розничную торговлю и деятельность по предоставлению услуг общественного питания, получающими доход в виде разницы в ценах, наценок, надбавок, налоговой базой является стоимость реализованных товаров (с учетом всех налогов, сборов и отчислений, взимаемых при реализации товаров).

Отметим, что плательщики обязаны обеспечить ведение учета реализуемых товаров по ценам реализации, а также отдельный учет налога, включаемого в цену товара. При отсутствии отдельного учета сумм налога, включенных в цену товара, а также отдельного учета оборотов по реализации товаров, облагаемых по различным ставкам, исчисление налога при реализации товаров по розничным ценам производится по фактическим ставкам.

Таким образом, плательщики, которые желают применять расчетную ставку НДС, обязаны обеспечить ведение учета реализуемых товаров по ценам реализации, а также отдельный учет налога, включаемого в цену товара.

Расчет ставки и исчисленной суммы налога на добавленную стоимость по реализации товаров по розничным ценам приведен в приложении 2 к налоговой декларации (расчету) по налогу на добавленную стоимость.

Следует учитывать, что моментом фактической реализации при прочем выбытии товаров является день составления сличительной ведомости или иного документа, подтверждающего их прочее выбытие (п.6 ст.10 Закона № 1319-XII).

Таким образом, недостача товаров, которая является следствием «забывчивости» покупателей, облагается НДС.

Пунктом 7 Инструкции о порядке отражения в бухгалтерском учете налога на добавленную стоимость, утвержденной постановлением Минфина РБ от 16.12.2003 № 176 (с изменениями и дополнениями), определено, что сумма НДС, начисленного на стоимость недостающих товаров сверх норм естественной убыли или товарных потерь, установленных законодательством, отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».