Пересчет аванса в валюте на командировочные расходы в различных случаях

Аванс на командировочные расходы выдан в валюте на корпоративную карточку. Иногда организация оплачивает гостиницу для командированного работника напрямую контрагенту (гостинице). Пересчитывается ли сумма аванса на дату авансового отчета при изменении курса валюты от даты аванса до даты авансового отчета? Нормируются ли расходы по найму жилого помещения в этих случаях?

Аванс, выдан командированному работнику на расходы по найму жилого помещения за границей в белорусских рублях эквивалентно определенной сумме в иностранной валюте, согласно установленным нормам. Аванс перечислен на личную карточку работника. Счет гостиницы работник оплатил личной дебетовой карточкой. Пересчитывается ли эта сумма на дату авансового отчета при изменении курса валюты от даты аванса до даты авансового отчета?

Ответ

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.10.2014 № 69 (ред. от 10.08.2017) утвержден Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Влияние изменений курсов иностранных валют» (далее – Стандарт № 69). Согласно пунктам 2 и 3 Стандарта № 69 авансы не пересчитываются. Аналогичный порядок для авансов предусмотрен пунктом 3 статьи 12 Закона Республики Беларусь от 12 июля 2013 г № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19 марта 2019 г. № 176 «О порядке и размерах возмещения, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее – Постановление № 176) установлено, что наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте (п. 5 Постановления № 176).

Обеспечение работников авансом может осуществляться путем:

• выдачи из кассы организации наличных денежных средств;
• перечисления на личную дебетовую карточку работника;
• перечисления на корпоративную дебетовую карточку, открытую к счету организации.

Аванс может быть выдан (перечислен) в иностранной валюте (в валюте страны командирования, в валюте, отличной от валюты страны командирования) и (или) белорусских рублях.

Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 утверждена «Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами» (далее – Инструкция 117).

Пересчет суммы аванса, определенной в валюте установленных размеров, в валюту, в которой производится его фактическая выдача, как правило, производится по официальному курсу, установленному Национальным банком Республики Беларусь на дату выдачи (перечисления) аванса.

По пункту 79 Инструкции № 117 отчет об израсходованных в служебной командировке за границу суммах белорусских рублей и (или) иностранной валюты составляется в валюте совершенных операций.

Пересчет выраженной в иностранной валюте суммы хозяйственной операции в белорусские рубли для отражения ее в бухгалтерском учете осуществляется в порядке, установленном законодательством (п.79 Инструкции № 117). Порядок пересчета установлен Законом № 73-З (п.3 ст.12), Стандартом № 69 (п.2, п.3), Инструкцией № 117.

Для целей бухгалтерского учета денежные средства, находящиеся на счете, к которому выдана дебетовая корпоративная карточка, не признаются для командированного работника авансом на командировочные расходы. Денежные средства считаются полученными под отчет работника только по мере списания их со счета.

Согласно пункту 80 Инструкции № 117 в случае, если на оплату расходов, связанных со служебной командировкой за границу, была выдана корпоративная дебетовая карточка, обеспечивающая доступ к счету клиента, расходы по проживанию вне места жительства (далее - суточные) включаются в отчет об израсходованных суммах с использованием обменного курса банка-эмитента, установленного для совершения операций посредством банковских платежных карточек, обменного курса, установленного платежной системой на дату совершения каждой операции, или официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Национальным банком на дату составления отчета об израсходованных суммах.

При этом у нанимателя есть право выбора из указанных курсов, по которым он будет осуществлять этот пересчет. Применяемый порядок целесообразно закрепить в ЛПА (разъяснение специалиста Нацбанка).

В случае если на оплату командировочных расходов работнику была выдана корпоративная карточка, то для целей пересчета произведенных расходов валюта счета, к которому выдана корпоративная карточка, не имеет значения (белорусские рубли или иностранная валюта).

Закон № 57-З имеет большую юридическую силу, чем любые постановления, поэтому, по нашему мнению, авансы на расходы по найму не переоцениваются.

Командировочные расходы, отраженные в отчете в валюте совершенных операций, пересчитываются в валюту выданного аванса (п. 80 - 83 Инструкции № 117).

Проведение такого пересчета зависит:

• от способа выдачи аванса (наличные, перечисление на личную карточку работника, выдача корпоративной карточки);
• вида возмещаемых командировочных расходов (суточные, расходы по найму, расходы по проезду, иные расходы);
• валюты аванса (белорусские рубли или иностранная валюта).

При выдаче аванса наличными или при его перечислении на личную карточку работника в иностранной валюте или белорусских рублях суточные отражаются в авансовом отчете в валюте аванса по установленным курсам на дату выдачи аванса (или на дату совершения операции), а на дату составления отчета не пересчитываются (п. 81 - 83 Инструкции № 117).

Если расходы по найму возмещаются без представления подтверждающих документов в размерах, установленных приложением 2 к Постановлению № 176 (п. 16 Постановления № 176), то характер возмещения суточных и таких расходов по найму аналогичен.

Логично, что при составлении отчета об израсходованных суммах расходы по найму жилого помещения, как и суточные, должны учитываться по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи аванса, и не пересчитываться на дату составления отчета.

На основании пункта 17 Постановления № 176 при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится. Оплата командированным работником расходов по найму жилого помещения посредством выданной корпоративной дебетовой карточки признается оплатой направляющей стороной. Расходы организации по найму жилья для командированного работника ограничены фактической стоимостью проживания, указанной в подтверждающих документах. Поэтому командированному работнику не возмещается разница между установленными в приложении 2 размерами возмещения расходов по найму и суммой фактически уплаченных и документально подтвержденных расходов. Если работник, которому была выдана корпоративная карточка, не воспользовался ею либо рассчитался за жилье личными денежными средствами или наличными денежными средствами, снятыми с корпоративной карточки, то его действия не изменяют факт оплаты жилья направляющей стороной. То есть, возмещение таких расходов производится исходя из фактических расходов по найму на основании представленных подтверждающих документов. Если работник, которому была выдана корпоративная карточка, не представил подтверждающие документы по найму жилья, то его действия не являются основанием для возмещения расходов по найму в размерах, установленных в приложении 2. Израсходованные с корпоративной карточки денежные средства, которые не обоснованы подтверждающими документами, работник должен возместить нанимателю. Расходы по гостинице, которые организация перечисляет контрагентам напрямую, не включаются в нормируемые и командировочные по НК, т.к. норм Постановлением № 176 для данной категории не задано. Расходы по найму отражаются в авансовом отчете в фактических суммах на основании подтверждающих документов.

Если валюта аванса соответствует валюте норм и валюте страны командирования, то пересчет не требуется. В авансовом отчете произведенные работником расходы, в том числе суточные и расходы по найму в установленных приложением 2 Положения № 176 размерах, отражаются в валюте аванса.