Отражение в бухгалтерском учете расходов по долгосрочным командировкам

Организация отправляет сотрудников в долгосрочные (более 1 месяца) командировки. Возможно ли составление в ходе таких командировок «промежуточных» авансовых отчетов либо бухгалтерских справок, на основании которых можно будет отражать суточные либо иные командировочные расходы в составе затрат?

Ответ

По окончании командировки работник обязан представить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы. Это следует сделать не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия (п. 90, 91 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117).

При командировании за границу согласно пункту 20 Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (ред. от 22.09.2020) (далее – Постановление № 176) «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» возмещение суточных командированному работнику производится за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути в размерах, установленных в приложении 2.

На основании пункта 23 Постановления № 176 днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из Республики Беларусь, а днем прибытия в Республику Беларусь - день приезда указанного транспорта в Республику Беларусь согласно проездным документам (билетам). При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Для работников, направленных в командировку автомобильным транспортом, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь (далее - граница Республики Беларусь). День пересечения границ государств, в том числе границы Республики Беларусь, определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь.

При следовании таких работников в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, основанием для возмещения расходов являются документы, подтверждающие оказанные услуги по маршруту следования, данные систем слежения за транспортным средством (спутникового мониторинга), автоматических систем оплаты дорог, сопроводительные и иные документы в соответствии с законодательством (п.26 Постановления № 176).

Ключевым моментом при определении размера возмещения суточных по нормам того или иного государства является день пересечения границы. Без наличия авансового отчета и подтверждающих документов к нему подтвердить сумму суточных невозможно.

Согласно статьи 1 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З (ред. от 17.07.2017) «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З) основанием для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций является первичный учетный документ.

По статье 1 Закона № 57-З:

• первичный учетный документ - документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (абз. 13 ст.1 Закона № 57-З);
• хозяйственная операция - действие или событие, подлежащие отражению организацией в бухгалтерском учете и приводящие к изменению ее активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов (абз. 24 ст.1 Закона № 57-З).

На основании пункта 1 статьи 10 Закона № 57-З каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Первичный учетный документ должен содержать сведения, перечисленные в пункте 2 статьи 10 Закона № 57-З.

По пункту 5 статьи 10 Закона № 57-З первичный учетный документ составляется при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения.

Первичный учетный документ составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

Пунктом 1 Постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 12.02.2018 № 13 (ред. от 06.08.2020) «О единоличном составлении первичных учетных документов» перечислены ситуации при которых первичный учетный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции, может быть составлен участником хозяйственной операции единолично. Наш случай под этот пункт не подпадает.

Следовательно, основанием для отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов (и суточных) является авансовый отчет работника. Составление в ходе командировки «промежуточных» авансовых отчетов либо бухгалтерских справок, на основании которых можно будет отражать суточные либо иные командировочные расходы в составе затрат, законодательством не предусмотрено.